<aside> 🙂 Grâce aux différents retours d’expérience partagés par nos clients, nous avons créé une liste de bonnes pratiques pour ne rien oublier et engager un maximum lors de l’organisation de votre événement interne.
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…Et le bon moment ! Nous conseillons généralement de bloquer un créneau en début d’après-midi le lundi, ou en fin de matinée le mardi ou jeudi (en fonction de l’organisation de votre entreprise).
Évitez les lundis matins qui sont généralement le jour des réunions, le mercredi le jour où beaucoup sont en télétravail et le vendredi où l’énergie est concentrée sur la finalisation des tâches / organisation de la semaine suivante.
Quant à la durée de l’atelier ou de la conférence, nombreux sont les participants qui n’estiment pas avoir eu le temps d’aller en profondeur dans la thématique de l’intervention lorsque celle-ci dure moins de 2h.
Dans certains cas, lorsque la thématique de l’intervention peut amener à discuter de la vie personnelle ou bien de sujets sensibles au travail, il est conseillé aux dirigeants / managers de ne pas participer à l’intervention. En revanche, si la présence de ces derniers peut résoudre des problématiques ou bien apporter une vision différente sur une situation, alors elle peut être bénéfique.
Enfin, si votre événement est hybride (participants en présentiel et en distanciel) et que le nombre de participants à distance est élevé (>30), alors nous vous recommandons de désigner une personne interne comme interlocutrice entre l’expert intervenant et le chat des participants à distance.
De ce fait, les interactions sont plus fluides et les questions sont groupées.
💡 Pour les événements hybrides, pensez à indiquer au préalable le lieu où les présents vont pouvoir se regrouper, et envoyer dans un même temps le lien sur lequel les participants peuvent rejoindre l’événement à distance.
⚠️ Lorsqu’un événement est à distance ou en hybride avec un intervenant extérieur à votre organisation, il est nécessaire de penser en amont à l’outil qui sera utilisé pour la diffusion : zoom, google meet, teams, livestorm…
Une fois choisi, réalisez des tests pour anticiper d’éventuels blocages liés aux restrictions de sécurité (VPN, logiciel de sécurité interne, intranet…) avec une personne externe à votre entrepise.
Pour maximiser le nombre de participants à votre événement, nous pouvons vous fournir un kit de communication comprenant (au choix) :
Afin de garantir une bonne communication, nous conseillons de réaliser la campagne d’information au moins 1 mois avant l’événement en insistant sur les bénéfices pour les collaborateurs et les raisons pour lesquelles cet événement est organisé (donner du sens). De ce fait, les collaborateurs pourront organiser leurs missions afin de libérer du temps pour participer à l’intervention.
Utilisez les canaux de communication les plus efficaces dans votre entreprise pour annoncer cet événement : affiches imprimées, newsletters, intranet, slack, what’s app, mails…
L’expert intervenant peut créer une fiche pratique (ce qu’il faut retenir, ce qu’il faut mettre en place, ressources pour aller plus loin…) que vous pourrez partager aux participants ainsi qu’aux absents !
Pour les absents, il est également possible de nous demander avant la signature du devis d’enregistrer l’intervention de l’expert (dans le cas d’une conférence) pour proposer un replay en interne.